Veelgestelde vragen

Proces en samenwerking

Hoe ziet de projectbegeleiding eruit door consultants van arboview?

Arboview biedt bij al onze projecten begeleiding door een dedicated team van consultants. Wij werken zoveel mogelijk in duo’s, zodat de continuïteit van onze dienstverlening gewaarborgd blijft ook bij bijvoorbeeld vakantie. De inhoudelijke en (delen van de) organisatorische aspecten van het project ligt in handen van de consultants. De opdrachtgever kan te allen tijde een beroep doen op de consultants, zowel tijdens als na het project. De consultants zullen actief meedenken, meelezen, adviseren en evalueren.

Hoe ziet de samenwerking met de consultants van arboview eruit?

Stap 1 in de samenwerking met onze consultants is een kennismakingsgesprek. Wij komen vrijblijvend bij u op kantoor langs om de wensen, vragen en behoeften te bespreken. Op basis van dit gesprek zullen wij in veel gevallen een voorstel schrijven voor onze ondersteuning bij uw vraag. Deze voorstellen zullen zoveel mogelijk worden opgedeeld in verschillende onderdelen, waarbij we de keuze aan u laten: doet u zoveel mogelijk zelf of besteedt u zoveel mogelijk uit aan ons. Daarnaast hanteren wij waar mogelijk een “go- no go” procedure: u kunt de samenwerking op ieder gewenst moment afbreken (rekeninghoudend met voor afgesproken annuleringstermijnen).

Hoe zijn wij te bereiken?

U kunt ons bereiken per mail en per telefoon (zie de contact pagina op deze website) . Wij kunnen bovendien altijd langskomen voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek bij u op locatie, maar natuurlijk bent u ook welkom op ons kantoor in Naarden-Vesting.

Wat is het kwadrantenmodel?

Het kwadrantenmodel van Falke & Verbaan omschrijft vijf kwadranten waarop u arbodienstverlening kunt vormgeven, afhankelijk van 1) de mate waarin u afhankelijk wilt zijn van externe dienstverleners en 2) de mate waarin u de regie in de lijn wilt beleggen. Dit model gebruiken wij om de huidige positie van onze klanten te bepalen, en een koers te bepalen voor de toekomst.

Waar bestaat het traject van aanbesteden uit?

Organisaties die wij begeleiden doorlopen veelal/idealiter de volgende stappen (dan wel in samenwerking met ons, dan wel zelfstandig):

  1. Een organisatieanalyse om de huidige positionering te bepalen in het kwadrantenmodel
  2. Een workshop consensusvorming om de koers voor de toekomst te bepalen en de ambitie te formuleren
  3. Het opstellen van het arbodienstverleningsconcept
  4. Het opstellen van een programma van eisen
  5. Het doen van markt onderzoek
  6. Het opstellen van de nota van inlichtingen
  7. Het beoordelen van offertes
  8. Het opstellen van contracten

Op welke onderdelen kan arboview advies geven?

Arboview heeft ervaring met arbodienstverlening vanuit verschillende perspectieven. Zo kennen wij zowel de positie van de klant als dat van de aanbieder. Wij zijn dan ook op de hoogte van wat er speelt op de markt, maar ook van de meest recente wetgeving en maatschappelijke ontwikkelingen. Daarnaast zijn wij expert in het inrichten van werk- en samenwerkingsprocessen in arbodienstverlening en kunnen wij u helpen kwaliteits- en efficiëntieslagen te maken. Onderdelen waarbij wij adviseren zijn (niet uitputtend:)

    • Onderzoeken effectiviteit van huidige inrichting arbodienstverlening
    • Selecteren van nieuwe bedrijfsarts en of andere arbo-professional
    • Ondersteunen bij aanbesteding van arbodienstverlener
    • Huidige en wenselijke positiebepaling op basis van kwadrantenmodel
    • Eenduidige, gedragen visie op verzuim en arbodienstverlening formuleren
    • Inrichten providerboog aansluitend bij gewenste kwadrant
    • Borging Nieuwe ArboWet en privacy wetgeving
    • Opstellen programma van Eisen passend bij gewenste resultaat
    • Begeleiding/opstellen RFI/RFP
    • Aanpassen procedures aan gekozen arbodienstverleningsmodel
    • Opstellen longlist en shortlist van aanbieders
    • Selectieproces arbodienst / arboprofessionals / verzuimregistratiesysteem
    • Screenen/ verbeteren/selecteren van verzuimregistratiesystemen
    • Beschrijven taken en rollen in gewenste arbodienstverleningsmodel
    • (her)schrijven beleid volgens nieuwe arbodienstverleningsmodel

Inhoudelijk aanbesteden

Hoeveel arbodienstverleners zijn er in Nederland?

Er zijn 144 gecertificeerde externe arbodiensten en 26 gecertificeerde interne arbodienstverleners. Echter, naast de gecertificeerde partijen zijn er zo’n 1300 niet gecertificeerde- en andersoortige arbo-adviesbureau’s op de markt.

Hoeveel bedrijfsartsen zijn er in Nederland?

Op dit moment zijn er ruim 1700 bedrijfsartsen, maar dit aantal loopt sterk af omdat veel bedrijfsartsen de pensioengerechtigde leeftijd bereiken de komende jaren. Let er bij de selectie van een arbodienst op dat de arbodienst voldoende capaciteit heeft om aan de vraag te kunnen voldoen.

Wat is het verschil tussen een bedrijfsarts en een arboarts?

Je bent in Nederland basisarts als je de opleiding Geneeskunde hebt afgerond. De meeste artsen specialiseren zich na hun artsenopleiding. Deze aanvullende opleidingen duren nog eens vier jaar, soms 6. De opleiding tot bedrijfsarts is ook een specialisatie. Bedrijfsartsen zijn dus specialisten.
Arbo-artsen zijn basisartsen. De arbo-arts heeft zich niet gespecialiseerd, staat niet geregistreerd als specialist en hoeft geen nascholing te volgen. Ook wordt de arbo-arts in tegenstelling tot de bedrijfsarts niet getoetst op kennis en kunde door de visitatie van de beroepsvereniging NVAB en neemt in de meeste gevallen niet deel aan intercollegiale toetsing.

Wanneer moet ik aanbesteden?

Een organisatie moet aanbesteden als het een aanbestedende dienst is, en als de opdracht boven de drempelwaarde valt voor europees aanbesteden. Diensten voor bedrijfsgeneeskunde (CPV code: 85147000-1) vallen volgens de aanbestedingswetgeving onder de richtlijn ‘sociale en andere specifieke diensten’ zoals genoemd in Bijlage XIV bij Richtlijn EU 2014/24/EU. Voor opdrachten in deze categorie geldt een drempelbedrag voor Europees aanbesteden van €750.000,- exclusief BTW. Onder deze drempelwaarde mag de organisatie de procedures volgen voor nationaal aanbesteden. Zie hiervoor de Gids Proportionaliteit.

Ben ik een aanbestedende dienst?

In de Aanbestedingswet van 2012 – die in dit geval van toepassing is – staat de definitie van ‘aanbestedende dienst’ als volgt omschreven (art 1.1 Aanbestedingswet 2012):
De staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.

Wat is het verschil tussen de maatwerk en vangnet regeling?

Maatwerkregeling: Een werkgever bepaalt zelf welke kerndeskundigen hij contracteert en hoe hij dit intern organiseert.  Er moet tenminste een bedrijfsarts worden ingezet die de wettelijke arbo-taken uitvoert. Er is een belangrijke eis aan de keuze voor de maatwerkregeling: De personeelsvertegenwoordiging of ondernemingsraad moet schriftelijk laten weten akkoord te zijn met de keuze voor de maatwerkregeling, de gekozen contractspartners en de inhoud van de contracten (tenzij de keuze voor maatwerkregeling al in de CAO is vastgelegd).

Vangnetregeling: Indien de keuze voor maatwerk niet in de CAO staat of geen overeenstemming met de OR bereikt wordt, is automatisch de vangnetregeling van toepassing. Als gekozen wordt voor de vangnetregeling, moet een gecertificeerde arbodienst worden ingehuurd. De gecertificeerde arbodienst kan alle wettelijk verplichte kerndeskundigen inschakelen om de werkgever en de werknemers te ondersteunen. In de vangnetregeling heeft de OR instemmingsrecht (vanuit wet op de ondernemingsraden) bij de keuze van de arbodienst en bij de inhoud van het contract.

Welke procedures voor aanbesteden zijn er onder de Europese drempelwaarde?

Als opdrachten onder de grens voor Europees aanbesteden geraamd zijn, bestaan er geen wettelijk voorgeschreven procedures voor de aanbestedingsprocedures. In dit geval worden vaak de volgende nationale aanbestedingsprocedures voorgeschreven (zie de website van Pianoo)

Enkelvoudige onderhandse procedure
Een procedure waarbij de inkopende organisatie slechts één offerte bij een dienstverlener of naar keuze opvraagt.

Meervoudige onderhandse procedure
De inkopende partij vraagt, afhankelijk van het bedrag, meerdere offertes op bij dienstverleners naar keuze. Deze dienstverleners moeten op objectieve gronden geselecteerd zijn.

Nationale openbare en niet-openbare procedure
Bij grotere opdrachten onder de Europese drempelwaarden kan een inkopende organisatie ervoor kiezen de hele nationale markt te benaderen door de opdracht vooraf aan te kondigen. Alle geïnteresseerde dienstverleners kunnen zich in dit geval inschrijven op de opdracht. De organisatie kan de opdracht via een openbare of niet-openbare procedure gunnen.

Met welke valkuilen moet ik rekening houden bij het aanbesteden van arbodienstverlening?

De meest voorkomende valkuilen bij het aanbesteden van arbodienstverlening zijn als volgt:

  • Onvoldoende visie als uitgangspunt
  • Het tarief is leading maar niet de kosteneffectiviteit
  • Onbekendheid met BTW verplichtingen
  • Inschakelen van inkoopbureau met onvoldoende sector kennis
  • Eigen regie wensen maar programma van eisen is niet passend
  • Onbekend met verplichtingen maatwerk en vangnet regeling
  • Verspilling door onderschatten inspanning aanbesteding
  • Vertraging door dat de OR onvoldoende wordt meegenomen in het besluitvormingsproces
  • Professionals selecteren die na een half jaar weer worden gewisseld
  • Onbekendheid met verdienmodellen arbodiensten