Ondersteuning Arbodienstverlening

ArboView – effectief aanbesteden

Falke & Verbaan ondersteunt organisaties in het aanpakken van uiteenlopende vraagstukken rondom gedrag en werk. Dit verschilt van inzetbaarheidvraagstukken bij zelforganiserende teams tot thema’s als agressie en pestgedrag op de werkvloer. Daarnaast richt Falke & Verbaan zich al jaren op de ontwikkelingen in de markt van arbodienstverlening en is zij door eigen onderzoek en ervaring de marktspecialist op dit terrein, doen we onder de naam ArboView. Arbodienstverlening is complex. En een aanbesteding over dit onderwerp is tijdrovend en vraagt om de juiste expertise. Naast wettelijke kaders zoals de WVP, nieuwe Arbowet en maatwerk / vangnetregelingen waar u rekening mee moet houden, wilt u de arbodienstverlener vinden die een bijdrage levert aan uw organisatiedoelstellingen. Een arbodienstverlener die naadloos aansluit bij de door uw gekozen visie en koers. ArboView helpt u hierbij. Dat kan bij de koersbepaling zijn, maar ook bij het opstellen van het programma van eisen tot het selecteren van de best passende aanbieders. Het doel hierbij is altijd het optimaliseren van de inzetbaarheid en productiviteit van medewerkers. Falke & Verbaan is gericht op de kortste en duurzaamste weg naar resultaat.

Koersbepaling
Het eerste en tevens belangrijkste proces in het aanbestedingsvraagstuk gaat over de richting die u op wilt. Welk gewenst resultaat wilt u bereiken? Hiervoor is het van belang om een eenduidige, gedragen visie te formuleren met de belangrijkste stakeholder binnen uw organisatie. Ons kwadrantenmodel helpt hierbij. Hiermee maakt u een huidige en wenselijke positiebepaling. Daarnaast zetten wij een quickscan in binnen uw organisatie welke samen met de uitkomst van het kwadrantenmodel een heldere analyse geeft over o.a. de benodigde rollen en over welke activiteiten u intern of extern moet beleggen. Deze analyse geeft u de nodige input voor het opstellen van een programma van eisen en het opstellen van een realistische planning.

Programma van Eisen
Het programma van eisen bepaalt het aanbod wat u krijgt van de deelnemende arbodienstverleners. Belangrijk dus dat u ook echt appels met appels kunt vergelijken. Vanuit de gekozen koers stellen we samen met u het eisenpakket op. Daarbij kijken we ook naar bestaande procedures die aanpassingen nodig hebben. Belangrijke aandachtspunten bij het opstellen van het eisen pakket zijn :
– Borging van de nieuwe ArboWet en de beleidsregels AP
– Bewezen effectiviteit van de arbodienstverlener
– Keuzemogelijkheid eigen risico dragerschap voor WGA en Ziektewet
– Mogelijkheden voor co-financiering
– Transparantie van kosten
– Kwaliteitafspraken
– Een heldere uitvraag die geen ruimte laat voor ellenlange nota’s van inlichtingen

Het resultaat levert u een programma van eisen op – eventueel opgeknipt in een RFI en RFP – dat past bij uw gewenste resultaat en wat leidt tot passende aanbiedingen van arbodienstverleners. Daarnaast kunnen wij de Nota van Inlichtingen voor uw organisatie verzorgen.
Het opgestelde programma van eisen stelt u in staat om goed voorbereid de volgende fase van het aanbestedingsproces in te gaan: het selectieproces.

Selectie
Met bijna 1400 arbodienstverleners in Nederland is het van belang een marktverkenning te doen. Wij kunnen helpen bij het uitnodigen van partijen die passen bij de ingezette koers en resultaatgebieden. Wij doen regelmatig onderzoek naar de arbomarkt in Nederland en weten goed welke partijen passen bij welk kwadrant. Van daaruit kunt u al een eerste longlist selecteren voor de marktverkenning. Wij kunnen ondersteunen bij deze marktverkenning door partijen voor u te selecteren, presentaties te organiseren en informatie op te vragen. Vanuit de longlist selecteren wij samen met u een shortlist. Dit kunnen we ook doen voor verzuimregistratiesystemen. Samen bepalen we de beste aanpak voor het selecteren van de beste aanbieder uit de shortlist. Een presentatie met interviews maakt dikwijls onderdeel uit van het selectieproces. Wij waken ervoor dat de belangrijkste stakeholders in uw organisatie hierbij betrokken zijn, zoals de OR, om vertraging in het besluitvormingsproces te voorkomen. Het resultaat van deze selectieprocedure is dat u een partij contracteert die naadloos aansluit op de ingezette koers van uw organisatie en hiermee een bijdrage levert aan uw organisatiedoelstellingen.

Implementatie
De implementatie van een nieuw of aangepast arbobeleid vergt een heldere en realistische planning met belegde verantwoordelijkheden en deadlines. Deze projectplanning kunnen wij van u overnemen. Wij kijken daarbij ook naar de implementatie van nieuwe rollen, visie en vaardigheden en bijbehorende processen die nodig zijn binnen uw organisatie en kunnen desgewenst ondersteunen bij het aanpassen van documenten en het trainen van personeel.
Indien nodig adviseren wij u bij de selectie van een nieuw verzuimsysteem en de gewenste management informatie. Het resultaat is een soepele implementatie met een goede start en een breed draagvlak.